Si riunisce annualmente, in via ordinaria, nel periodo compreso tra Aprile e Maggio.
Nel corso della conferenza si eleggono:
- Il Presidente del MD per l’anno sociale successivo;
- Il Vice Presidente del MD per l’anno sociale successivo;
- La sede della Conferenza per l’anno sociale successivo.
Inoltre si prendono decisioni relative a:
- un Tema Operativo Nazionale (T.O.N.);
- un Tema di Sensibilizzazione Nazionale (Te.S.N.).
Organi della Conferenza
- Presidente della Conferenza: il ruolo viene ricoperto dal Presidente del MD.
- Ufficio di Presidenza: è il Consiglio del MD. Ha il compito di portare a discussione e votazione gli emendamenti presentati nel corso dei lavori e nomina l’Ufficio Deleghe.
- Ufficio Deleghe: riceve le deleghe, ne verifica la regolarità e redige l’elenco dei delegati partecipanti ai lavori che sarà consegnato e mantenuto dal Presidente.
- Delegati dei Club: sono coloro che partecipano con diritto di voto in Conferenza previo rilascio di delega redatta e sottoscritta dal Presidente o dal Segretario di Club.
Convocazione e Ordine del Giorno della Conferenza
La convocazione, insieme all’O.d.G. della Conferenza del MD Leo, alle candidature pervenute e a tutti i documenti che dovranno essere oggetto di votazione, sarà pubblicata sul sito internet del MD Leo, ed inviata a mezzo e-mail dalla segreteria del MD Leo a tutti i Presidenti e Segretari dei Leo Club, ai membri del Consiglio del MD Leo, al Chairperson del Multidistretto Lions 108 ITALY e al Governatore Distrettuale con delega ai Leo e al Presidente del Consiglio dei Governatori entro i 7 giorni lavorativi successivi alla data del Consiglio del MD Leo dedicato ad esaminare le candidature pervenute.
Quorum della Conferenza
- Quorum costitutivo della Conferenza: è rappresentato dalla presenza in sala della maggioranza dei delegati iscritti alla sessione; esso permette la corretta apertura dei lavori assembleari, e le delibere assunte in tale contesto potranno considerarsi valide solo in presenza del suddetto quorum per l’intera durata dei lavori.
- Quorum deliberativo della Conferenza: è rappresentato dalla maggioranza semplice dei voti espressi dai delegati presenti in sala al momento delle operazioni di voto, esso è necessario e sufficiente per adottare o respingere qualsiasi risoluzione. Le astensioni non sono computate al fine del quorum deliberativo.
Operazioni di voto e validità delle delibere
La votazione per il Presidente del MD Leo e Vice Presidente del MD Leo dovranno essere sottoposte a voto segreto; per tutti gli altri casi, avverrà per voto palese.
A votazione effettuata, gli scrutatori procederanno al conteggio delle schede, riferendo al Presidente della Conferenza il risultato.
Nel caso di voto palese, qualora vi sia una sola proposta la votazione dovrà esprimersi in favorevoli, contrari e astenuti.
In caso di due o più proposte i delegati dovranno esprimere la loro preferenza per una delle proposte, qualora non abbiano alcuna preferenza esprimeranno voto di astensione.
Qualora vi siano tre o più proposte e nessuna riceve la maggioranza richiesta, si procederà al ballottaggio tra le due proposte che hanno ricevuto il maggior numero di voti nel primo scrutinio.
Se al termine del primo ballottaggio nessuna delle due proposte ha ottenuto la maggioranza semplice dei voti, al ballottaggio successivo sarà approvata la proposta che avrà ottenuto la maggioranza relativa dei voti validi.
Qualora le opzioni di scelta siano molteplici e vi sia parità di voti, si procederà a nuova operazione di voto.
Qualora per una determinata materia sia previsto il voto palese, su richiesta di almeno la maggioranza dei delegati iscritti ai lavori, tale operazione potrà avvenire a scrutinio segreto.
Nel caso si proceda mediante voto segreto, tale votazione dovrà avvenire in forma scritta con l’utilizzo di schede appositamente preparate dall’Ufficio Deleghe o, qualora sia garantita la riservatezza e l’attendibilità, per mezzo del voto elettronico.
Nel caso di candidatura unica, la votazione dovrà essere espressa in voti favorevoli, contrari e astenuti. La scheda bianca verrà considerata astensione.
Il candidato sarà dichiarato eletto quando avrà ottenuto la maggioranza assoluta dei voti.
Nel caso di due o più candidature il delegato dovrà esprimere la sua preferenza contrassegnando con una X il nome del candidato scelto.
Qualora vi siano tre o più candidati, quello che riceve la maggioranza assoluta dei voti sarà dichiarato eletto. Quando nessuno riceve tale maggioranza si procederà al ballottaggio tra i due candidati che hanno ricevuto il maggior numero di voti nel primo scrutinio.
Se al termine del primo ballottaggio nessuno dei due candidati ha ricevuto la maggioranza assoluta dei voti, al ballottaggio successivo verrà dichiarato eletto chi tra i due avrà ottenuto la maggioranza relativa dei voti validi.
Le schede bianche, diversamente da quelle nulla, non vengono computate al fine del calcolo del suddetto quorum.