Il Segretario Distrettuale (SD) è nominato dal Presidente Distrettuale (PD), che lo sceglie tra i suoi collaboratori più stretti; dal punto di vista operativo il Segretario Distrettuale è di fatto il principale aiutante del Presidente. È opportuno, ma non obbligatorio, che nella scelta di questo Officer il PD dia la priorità a colui che abbia già ricoperto il ruolo di Presidente o Segretario di Club.
Il SD ha il compito di redigere, sotto la propria responsabilità, i verbali delle Conferenze e dei Consigli Distrettuali, oltre che delle riunioni del Gabinetto Distrettuale, avendo cura di inviarli per tempo a tutti i membri del Gabinetto e conservandoli diligentemente nell’archivio delle comunicazioni. In caso di impossibilità del SD a redigere il verbale, spetta al Vice Presidente Distrettuale (VPD) sostituirlo: qualora anche il VPD non sia presente, il Consiglio nominerà un membro che avrà il compito di occuparsi del verbale. In occasione di ogni riunione Distrettuale il SD tiene una relazione sulla situazione della segreteria del Distretto.
Il SD collabora con i Segretari fornendo loro la modulistica necessaria per la gestione del Club, le comunicazioni inviate dal Gabinetto Distrettuale e tutte quelle provenienti dagli altri Club: in questo senso il SD è il responsabile della trasmissione delle informazioni all’interno del proprio Distretto. Inoltre, spetta al SD il compito di tenere aggiornato il conteggio del numero dei Soci del Distretto, mantenendo in ordine l’archivio delle domande di ammissione / dimissione e verificando che i Club aggiornino in maniera corretta l’Annuario online.
In occasione delle Conferenze Distrettuali, il SD ha il compito di ricevere e verificare la validità delle deleghe e di redigere l’elenco dei votanti prima di ogni operazione di voto, consegnandolo poi al PD. Nel caso in cui venga indetta, ad inizio anno, una riunione degli Officer di Club, il SD cura l’organizzazione del Seminario rivolto ai Segretari.
Convocazioni ed appuntamenti Distrettuali
- Convocazione Consiglio Distrettuale
Durante il corso dell’anno Leonistico il Distretto si riunisce per discutere e confrontarsi sull’andamento delle attività in almeno tre appuntamenti:
- Distrettuale di apertura inizio anno;
- Conferenza tra febbraio e aprile per votare e nominare il PD e VPD dell’anno successivo;
- Distrettuale di chiusura verso la fine dell’anno sociale.
Ovviamente è lasciata all’assoluta discrezione dei singoli Distretti decidere quante volte nel corso dell’annata sociale intendono riunirsi. La convocazione della distrettuale viene inviata 30 giorni prima della data della Distrettuale dal Segretario distrettuale al Governatore Distretto Lions, a tutti i Presidenti e Segretari Leo di club appartenenti al distretto, agli Officer distrettuali Leo, ai Leo Advisor, al Chairperson Lions. Essa contiene tutti i riferimenti dell’incontro, data, ora, luogo, elenco dettagliato degli argomenti che verranno trattati durante la giornata e degli officers che prenderanno parte.
Il fac-simile di una convocazione del consiglio distrettuale è presente negli allegati.
2. Convocazione Conferenza Distrettuale
In ogni anno sociale i Distretti convocheranno, almeno 30 giorni prima della Conferenza del Multidistretto Leo 108 Italy, una Conferenza Distrettuale. Spesso questa potrà combaciare con una riunione del Distretto. La Conferenza Distrettuale rappresenta la linfa vitale del Distretto, poiché in tale sede i club saranno chiamati ad esprimere la propria preferenza per il Tema Distrettuale che li vedrà protagonisti nell’anno successivo e per il Vice Presidente Distrettuale e per il Presidente Distrettuale. Nel corso dell’anno sociale i Distretti potranno convocare altre conferenze, che saranno chiamate straordinarie.
Il fac-simile di una convocazione Conferenza Distrettuale è presente negli allegati.
Verbale Distrettuale
Il verbale della distrettuale viene redatto dal Segretario Distrettuale, tenendo conto dell’Ordine del Giorno, riassumendo ciò che è stato discusso in sede di Distrettuale dagli Officer e dai soci che sono intervenuti. Viene inviato tramite e-mail successivamente a tutti i Presidenti e Segretari di club del Distretto, agli Officer, che lo leggeranno. Durante la Distrettuale successiva si procederà all’approvazione del verbale tramite le deleghe.
Il fac-simile di verbale distrettuale è presente negli allegati.
Delega Socio
Il criterio utilizzato per l’attribuzione del numero di deleghe ai Club durante le Conferenze Distrettuali e Nazionali è il seguente:
- 1 delega per Club fino a 14 soci;
- 2 deleghe per Club fino a 24 soci;
- 3 deleghe per Club fino a 34 soci;
- 4 deleghe per Club fino a 44 soci;
- 5 deleghe per Club fino a 54 soci;
- 6 deleghe per Club fino a 64 soci.
Alla Conferenza Distrettuale votano solo ed esclusivamente i Club che abbiano consegnato le deleghe entro i tempi prestabiliti.
Al Consiglio Distrettuale non vengono utilizzate le deleghe ma ciascun Club ha diritto ad un solo voto.
Il Gabinetto Distrettuale, invece, è una riunione convocata dal Presidente di Distretto. Pertanto nessuno ha facoltà di voto in quanto si tratta di una riunione che ha lo scopo di gestire i service o le problematiche interne. Può essere ristretto o allargato: è ristretto se è rivolto solo al Direttivo e agli Officer del Club; è allargato quando è aperto, oltre al Direttivo e agli Officer, anche ai Presidenti e Segretari di Club.
Candidature
Lettera di candidatura del socio
Il socio che intende candidarsi alla carica di Vice Presidente Distrettuale o Presidente Distrettuale deve inviare per al Segretario Distrettuale in carica, con un minimo di 30 giorni di anticipo della Conferenza in cui si effettuano le votazioni, i seguenti documenti:
- Verbale del Leo Club di appartenenza in cui si approva la Candidatura
- Lettera d’approvazione sottoscritta dal Presidente del Lions Club padrino, in rappresentanza dei soci del club Lions sponsor del Leo Club d’appartenenza;
- Curriculum Vitae
Colui che intenda candidarsi a tali cariche dovrà essere socio in regola di un Leo Club riconosciuto nel Distretto, ovvero essere in accordo con l’età massima stabilita dall’International Association of Lions Clubs per i soci Leo Omega e aver pagato le proprie quote associative. Dovrà inoltre aver ottenuto l’approvazione del Lions Club Sponsor e aver ricoperto la carica di Presidente di Leo Club per l’intero mandato dell’anno fiscale o per la maggior parte di esso.
Lettera di approvazione del Lions Club padrino
Il socio che intende candidarsi alla carica di Vice Presidente Distrettuale o Presidente Distrettuale, deve richiedere l’approvazione al proprio (o ai propri) Lions Club padrini. Tale approvazione deve essere sottoscritta in una lettera firmata dal Presidente del Lions Club padrino, in rappresentanza dei soci del club Lions sponsor del Leo Club d’appartenenza.
Curriculum Vitae del socio
Il curriculum vitae del socio viene, solitamente, presentato in allegato alla candidatura a Vice Presidente o Presidente sia di Distretto che di Multidistretto.
Nel curriculum non ci si sofferma a spiegare cosa il socio stia facendo nella vita privata; vengono piuttosto elencati tutti gli incarichi che il socio ha ricoperto sia nel Club che nel Distretto (ed eventualmente nel Multidistretto), le Conferenze Distrettuali, Multidistrettuali e Nazionali cui il socio ha partecipato. Inoltre, si indicano il club di appartenenza e l’anno sociale di ingresso nell’Associazione.
Convocazione Direttivo Distrettuale
Modalità di votazione
Verbale tipo