Il Segretario di Club è l’esecutore delle decisioni del Presidente, del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea di Club; svolge inoltre la funzione di informare i soci su qualsiasi questione interna ed esterna al Club.
Compiti principali
Compiti formali
- Convocazioni e Comunicazioni
- Verbali
- Rapportino Trimestrale
- Assistenza Assembleare
- Archivio
- Documentazione
1. Convocazioni e Comunicazioni
Comunicazioni in entrata
Tutte le comunicazioni provenienti dall’esterno, in particolare dagli Officer distrettuali Leo e Lions, dagli altri Leo e Lions Club e dalle altre associazioni, devono essere comunicate dal Segretario a tutti gli altri soci del Club.
Nella seguente tabella, troverete esempi di comunicazioni in entrata.
| Tipo di Comunicazione | Mittente |
| Convocazioni Distrettuali Comunicazioni Officers Distrettuali | Segretario e Tesoriere Distrettuale Officers Distrettuali |
| Convocazioni Riunioni Leo – Lions | Segretario Lions Club Padrino Presidente di Circoscrizione Lions Delegato d’Area Leo Delegato di Zona Lions |
| Inviti per attività o eventi | Leo e Lions Club limitrofi Segretario Distrettuale Leo Altre associazioni |
| Comunicazioni Sede Centrale | Sede Centrale (Oak Brook) |
Comunicazioni in uscita
Le comunicazioni interne al Club, in particolare quelle riguardanti eventi ed attività, devono essere trasmesse dal Segretario all’esterno, ad esempio ad Officer Distrettuali Leo e Lions, agli altri Leo Club del Distretto e alle altre associazioni.
Nella seguente tabella, troverete esempi di comunicazioni in uscita.
| Tipo di Comunicazione | Destinatario |
| Convocazioni Assemblee di Club | Soci Leo Club Leo Advisor e Lions Club Padrino |
| Modulo Soci e Funzionari per Leo Club | Sede Centrale (Oak Brook) Presidente e Segretario Distretto Leo Governatore Distretto Lions Leo Chairperson Distretto Lions Presidente Lions Club Padrino Archivio di Club |
| Comunicazioni dati dell’Annuario | Presidente e Segretario Distretto Leo |
| Inviti per attività di Club | Soci Leo Club Soci Lions Club Presidente Distretto Leo Governatore Distretto Lions Leo Chairperson Distretto Lions Presidenti Leo Club Delegato d’Area Leo Delegato di Zona Lions Presidente di Circoscrizione Lions Officers Leo Altre associazioni |
| Modulo Leo Club su Progetti e Attività Trimestrali (“Rapportino Trimestrale”) | Sede Centrale (Oak Brook) Presidente e Segretario Distretto Leo Governatore Distretto Lions Presidente Lions Club Padrino Leo Chairperson Distretto Lions Archivio di Club |
2. Verbali
Il verbale riporta fedelmente quanto discusso e deciso durante la Riunione; serve per comunicare le decisioni prese dal Club ai soci assenti e sono uno strumento di consultazione per tutti i soci.
Stesura di un verbale
- Indicare:
- Luogo ed orario (di inizio e fine) della Riunione;
- Ordine del Giorno;
- Soci Presenti ed Assenti;
- Discussione seguendo i punti dell’O.d.G.
- Redigere su carta intestata del Club;
- Firmare da Segretario e Presidente di Club;
- Approvare durante l’Assemblea di Club successiva.
3. Rapportino Trimestrale
Il rapportino trimestrale è un modulo in cui vengono riportate le attività, gli eventi ed i progetti sviluppati dal club durante un trimestre.
Il rapportino trimestrale deve essere compilato al termine dei trimestri:
- Luglio – Settembre
- Ottobre – Dicembre
- Gennaio – Marzo
- Aprile – Giugno
In genere, il rapportino trimestrale deve essere invitato a:
- Sede Centrale (Oak Brook)
- Presidente e Segretario Distretto Leo
- Governatore Distretto Lions
- Presidente Lions Club Padrino
- Leo Chairperson Distretto Lions
- Archivio di Club
4. Assistenza assembleare
Durante le Riunioni di Club, il Segretario dovrà effettuare le seguenti operazioni:
- Verifica del numero legale;
- Assistenza per le votazioni (sia palesi che segrete, predisponendo il materiale occorrente);
- Lettura e distribuzione del materiale inerente all’O.d.G.
5. Archivio
Un buon Segretario dovrebbe possedere un archivio nel quale poter ricavare ed inserire tutte le informazioni riguardanti il Club.
- Archivio soci per anno sociale;
- Archivio attività di Service;
- Archivio corrispondenza in entrata e in uscita;
- Rassegna stampa sugli eventi del Club;
- Copia annuario per ogni anno sociale.
6. Documentazione
I seguenti moduli devono essere in possesso di ogni Segretario di Club:
- Modulo di compilazione del rapportino trimestrale;
- Modulo di ingresso nuovi soci;
- Moduli di richiesta premi Leo;
- Materiale informativo sull’Associazione e sui Service.
Compiti organizzativi
Inviti, appuntamenti e rapporti con l’esterno
Un Segretario di Club dovrà anche occuparsi della gestione di inviti e appuntamenti del Club e dei rapporti con l’esterno, in particolare dovrà:
- Gestire eventuali appuntamenti di Club o del Presidente;
- Estendere gli inviti per la attività di Club alle autorità civili;
- Mantenere e rafforzare i rapporti con le altre associazioni presenti;
- Essere, insieme al Presidente, un punto di riferimento per l’esterno, aumentando le conoscenze ed i contatti del Club.
Allegati di Segreteria
Leo50a
Leo50o
Convocazione Riunione
Verbale tipo
Regolamento tipo
Statuto tipo
Autorizzazione al trattamento dei dati personali
Libro soci